(утверждено Приказом No 8 от «1» апреля 2024)

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ РЕГЛАМЕНТА:
Целью данного регламента является установление единых требований и процедур по проверке и аудиту контрагентов и партнеров по аутсорсингу в компании. Регламент направлен на минимизацию рисков, связанных с взаимодействием с внешними сторонами, и обеспечение соблюдения принципов корпоративной этики и законодательства РФ.
Регламент направлен на достижение следующих задач:
— Обеспечение соблюдения законодательства РФ и стандартов компании при выборе и взаимодействии с контрагентами и партнерами;
— Установление процедур проверки и аудита контрагентов и партнеров;
— Минимизация рисков, связанных с взаимодействием с контрагентами и партнерами;
— Обеспечение прозрачности и контролируемости процессов проверки и аудита.

ПРАВОВАЯ ОСНОВА.
Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, включая Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», а также рекомендациями Федеральной налоговой службы, изложенными в Письме Ф Н С России от 10.03.2021 г. No БВ-4-
7/3060@, касающимися применения стандартов должной осмотрительности
при выборе контрагентов. Данный документ также учитывает требования
международных стандартов и лучшие практики в области аудита и проверки контрагентов.

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ РЕГЛАМЕНТА:
Регламент применяется и является обязательным к исполнению всеми сотрудниками компании «Тач Ойл», ответственными за выбор, заключение и исполнение договоров с контрагентами и партнерами по аутсорсингу. Регламент распространяется на все виды взаимодействий с юридическими и физическими лицами, включая поставщиков, подрядчиков, консультантов и
других внешних партнеров.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ КЛЮЧЕВЫХ ТЕРМИНОВ:
— Контрагент — юридическое или физическое лицо, с которым Общество вступает в договорные отношения в рамках хозяйственной деятельности.
— Должная осмотрительность — комплекс мер, направленных на идентификацию и оценку рисков, связанных с взаимодействием с контрагентами, в целях их предотвращения или минимизации.
— Коммерческая осмотрительность — процедуры проверки деловой репутации, финансового состояния, опыта и компетентности контрагентов перед заключением с ними договоров.
— Аудит — независимая проверка документации и процедур, связанных с взаимодействием с контрагентами, для подтверждения их соответствия установленным требованиям и стандартам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ:
Принципы проверки контрагентов.
Проверка контрагентов в ООО «Тач Ойл» осуществляется на основе следующих ключевых принципов:
— Законность и соответствие: Все действия по проверке контрагентов проводятся в строгом соответствии с нормами российского законодательства и рекомендациями Федеральной налоговой службы, что гарантирует легитимность и правомерность процессов.
— Должная осмотрительность: Процесс включает в себя тщательный анализ информации о потенциальных контрагентах, оценку их деловой репутации, финансового состояния и истории сотрудничества.
— Прозрачность и открытость: Результаты проверки документируются и хранятся в доступной форме для возможного аудита и контроля.
— Конфиденциальность: Личные данные и коммерческая информация контрагентов защищаются в соответствии с требованиями законодательства о конфиденциальности.
— Непрерывность: Проверка контрагентов является регулярной процедурой, обеспечивающей актуальность и достоверность информации о внешних партнерах.
Ответственность за проведение проверки.
Ответственность за проведение проверки контрагентов в ООО «Тач Ойл» возложена на сотрудника, который совмещает функции юриста и внутреннего аудитора.
Этот сотрудник отвечает за:
— Сбор, анализ и верификацию необходимой информации о контрагентах;
— Оценку соответствия контрагентов установленным критериям и стандартам;
— Подготовку отчетов и предоставление рекомендаций руководителю компании для принятия решений о сотрудничестве.
Руководитель компании несет конечную ответственность за принятие решений на основе представленных отчетов и анализа, а также за утверждение и внедрение регламента проверки контрагентов. В случае выявления нарушений или недостоверной информации, руководитель принимает меры в соответствии с внутренней политикой и законодательством РФ.

2. КРИТЕРИИ И МЕТОДОЛОГИЯ ПРОВЕРКИ:
Критерии отбора контрагентов.
При отборе контрагентов для сотрудничества ООО «Тач Ойл» руководствуется следующими критериями:
— Юридическая добросовестность: Проверка наличия у контрагента всех необходимых документов, подтверждающих его правоспособность и полномочия представителей.
— Финансовая стабильность: Анализ финансовых отчетов, налоговых деклараций и других документов, отражающих экономическое состояние контрагента.
— Деловая репутация: Исследование рыночной репутации, отзывов и рекомендаций от предыдущих партнеров и клиентов.
— Соответствие законодательству: Убедительность соблюдения контрагентом законодательных и нормативных требований, включая налоговое законодательство и законодательство о труде.
— Отсутствие конфликта интересов: Проверка на возможные конфликты интересов, которые могут повлиять на нейтральность и объективность сотрудничества.
Методы сбора и анализа информации.
Для сбора и анализа информации о контрагентах используются следующие методы:
— Изучение официальных документов: Сбор и анализ учредительных документов, свидетельств о государственной регистрации, лицензий и других официальных бумаг.
— Запросы в государственные реестры: Обращение в ЕГРЮЛ, ЕГРИП, налоговые и другие государственные органы для получения актуальной информации о контрагенте.
— Аудиторские проверки: Проведение независимых аудиторских проверок финансовой отчетности контрагента.
— Проверка через информационные системы: Использование специализированных баз данных и информационных систем для сбора данных о контрагентах.
Источники данных для проверки.
Информация о контрагентах собирается из следующих источников:
— Государственные реестры и базы данных: Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП), Федеральная налоговая служба (ФНС) и другие органы.
— Открытые источники: Публикации в СМИ, отчеты аналитических агентств, интернет-ресурсы, включая сайты контрагентов.
— Внутренние документы: Документы и отчеты, предоставленные контрагентами в рамках предварительного анализа или в процессе сотрудничества.
— Справочные и информационные системы: Системы, предоставляющие коммерческую информацию о компаниях и предпринимателях, включая данные о финансовом состоянии, кредитной истории и исполнении обязательств.

3. ПРОЦЕСС АУДИТА:
Этапы проведения аудита.
Аудит контрагентов и партнеров по аутсорсингу в ООО «Тач Ойл» включает в себя следующие этапы:
— Подготовка: Определение целей и задач аудита, составление плана проверок, подготовка необходимых инструментов и документов.
— Сбор информации: Запрос необходимых данных у контрагентов, обращение в государственные реестры, сбор информации из открытых источников.
— Анализ: Оценка полученной информации на предмет соответствия законодательным требованиям и корпоративным стандартам, анализ рисков.
— Оформление результатов: Подготовка отчетов по результатам аудита, формулирование выводов и рекомендаций.
— Обсуждение с руководством: Представление результатов аудита руководителю компании для принятия решений.
— Корректирующие действия: В случае выявления нарушений или недочетов — разработка и внедрение мер по их устранению.
Документация и отчетность.
В процессе аудита ведется полная документация всех этапов работы, включая:
— План аудита: Документ, определяющий цели, задачи, сроки и ответственных за проведение аудита.
— Аудиторские запросы: Формальные запросы информации, направляемые контрагентам.
— Аудиторские отчеты: Содержат результаты проверок, оценку рисков и рекомендации.
— Протоколы встреч: Фиксация обсуждений результатов аудита с руководством и другими заинтересованными сторонами.
— Планы устранения недочетов: Перечень мероприятий по устранению выявленных проблем и сроков их выполнения.
Роли и ответственность участников аудита.
— Сотрудник, отвечающий за работу с контрагентами: Осуществляет подготовку и координацию аудита, сбор и анализ информации, подготовку отчетности.
— Руководитель компании: Оценивает результаты аудита, принимает решения на основе представленных данных, утверждает корректирующие действия.
Все участники процесса несут ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на них задач, а также за конфиденциальность и защиту собранной информации.

4. УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ:
Оценка и классификация рисков.
Управление рисками начинается с их тщательной оценки и классификации. В ООО «Тач Ойл» риски, связанные с контрагентами, оцениваются по следующим критериям:
— Правовые риски: Возможность возникновения юридических споров, штрафов или санкций из-за неполного соответствия контрагента законодательным требованиям.
— Финансовые риски: Риск потерь из-за нестабильного финансового состояния контрагента, его неплатежеспособности или банкротства.
— Репутационные риски: Угроза ухудшения деловой репутации Общества из-за ассоциации с недобросовестными контрагентами.
— Операционные риски: Риски, связанные с возможными сбоями в работе контрагента, что может привести к нарушению сроков или качества выполнения работ.
Каждый риск оценивается по вероятности его возникновения и потенциальному ущербу для компании, после чего классифицируется по уровню значимости.
Меры по минимизации рисков.
Для минимизации выявленных рисков ООО «Тач Ойл» применяются следующие меры:
— Детальная проверка контрагентов: Включает в себя анализ всех доступных данных о контрагентах до начала сотрудничества.
— Договорные обязательства: Включение в договоры с контрагентами пунктов, минимизирующих риски (например, штрафы за несоблюдение сроков, гарантии возврата средств).
— Страхование: Использование страхования как инструмента защиты от финансовых потерь.
— Разнообразие контрагентов: Сотрудничество с несколькими контрагентами для снижения зависимости от одного поставщика.
Мониторинг и пересмотр рисков.
Мониторинг рисков осуществляется на регулярной основе для своевременного выявления изменений в деятельности контрагентов или внешней среды. Это включает в себя:
— Регулярный аудит контрагентов: Периодическая проверка контрагентов на предмет соответствия договорным обязательствам и законодательству.
— Анализ рыночной ситуации: Отслеживание изменений в законодательстве, экономических условиях и отраслевых тенденциях.
— Обновление базы данных: Постоянное обновление информации о контрагентах для актуализации данных о рисках.
Пересмотр рисков проводится при изменении внутренних процессов компании, изменении законодательства или после каждого случая возникновения рисков, что позволяет своевременно адаптировать стратегии управления рисками.

5. ПРОЦЕДУРЫ И ИНСТРУКЦИИ:
Инструкции по проверке юридических лиц.
Проверка юридических лиц проводится в соответствии с рекомендациями
Федеральной налоговой службы и включает в себя следующие этапы:
1. Проверка регистрационных данных: Проверяются данные о регистрации компании, ее юридическом адресе, руководителе и учредителях. Это делается через ЕГРЮЛ и другие официальные источники. Срок проверки — не более 3 рабочих дней.
2. Анализ финансового состояния: Анализируются бухгалтерская и налоговая отчетность компании, данные о наличии задолженностей и кредитной истории. Используются данные из Федеральной налоговой службы, бюро кредитных историй и других доступных баз данных. Срок анализа — до 5 рабочих дней.
3. Оценка деловой репутации: Изучение публичной информации о компании, отзывов партнеров, участие в судебных разбирательствах. Для этого используются открытые источники, включая СМИ и специализированные ресурсы. Срок оценки — до 7 рабочих дней.
4. Проверка наличия лицензий и разрешений: Убеждаемся, что у компании есть все необходимые документы для осуществления ее деятельности, в соответствии с законодательством РФ. Срок проверки — до 3 рабочих дней.
Инструкции по проверке физических лиц.
Проверка физических лиц, включая индивидуальных предпринимателей, включает:
1. Проверка личных данных: Подтверждение личности, проверка паспортных данных и регистрации по месту жительства. Срок проверки — до 2 рабочих дней.
2. Анализ финансовой надежности: Оценка финансового положения, наличие собственности, кредитной истории. Информация собирается из банков и бюро кредитных историй. Срок анализа — до 5 рабочих дней.
3. Проверка профессионального опыта: Изучение опыта работы, рекомендаций от предыдущих работодателей или партнеров. Срок проверки — до 5 рабочих дней.
Специальные процедуры проверки для отдельных категорий
контрагентов.
Для контрагентов, работающих в особо регулируемых секторах или имеющих повышенные риски, устанавливаются специальные процедуры:
1. Проверка на соответствие отраслевым стандартам: Удостоверение, что контрагенты соответствуют всем отраслевым стандартам и требованиям, включая экологические и технические нормы. Срок проверки — до 10 рабочих дней.
2. Оценка рисков санкций: Проверка на предмет возможного включения в санкционные списки или наличия других ограничений. Срок оценки — до 5 рабочих дней.
3. Проверка на взаимодействие с государственными структурами: Особое
внимание уделяется проверке контрагентов, имеющих деловые связи с государственными органами, на предмет конфликта интересов. Срок проверки — до 7 рабочих дней.
Все процедуры и инструкции по проверке контрагентов разработаны с целью обеспечения максимальной защиты интересов ООО «Тач Ойл» и минимизации всех возможных рисков. Документация по каждому этапу проверки ведется в строгом соответствии с требованиями законодательства РФ и корпоративными стандартами компании.

6. КОНТРОЛЬ И МОНИТОРИНГ:
Система внутреннего контроля.
Система внутреннего контроля в ООО «Тач Ойл» создана для обеспечения эффективности операций, надежности финансовой отчетности и соблюдения законодательства и внутренних процедур. Она включает в себя следующие элементы:
1. Контрольное окружение: Создается культура осознания и важности контроля на всех уровнях организации. Руководство устанавливает «тон сверху», подчеркивая важность этического поведения и финансовой ответственности.
2. Оценка рисков: Проводится систематическая оценка рисков, связанных с выбором и работой с контрагентами. Это включает анализ рынка, изучение финансового состояния потенциальных партнеров, проверку их репутации и соответствия отраслевым стандартам.
3. Контрольные процедуры: Разрабатываются и внедряются конкретные процедуры для управления идентифицированными рисками. Это может включать в себя установление пороговых значений для определенных операций, требование дополнительного уровня одобрения для крупных сделок, регулярное мониторинг и аудит.
4. Информация и коммуникация: Обеспечивается своевременный и точный поток информации, необходимый для выполнения задач и функций контроля. Это включает в себя разработку и поддержание эффективных каналов коммуникации внутри организации и с внешними стейкхолдерами.
5. Мониторинг: Проводится постоянный мониторинг эффективности системы внутреннего контроля и вносятся корректировки при необходимости.
Это может включать в себя регулярные внутренние аудиты и обзоры, а также использование ключевых показателей эффективности для отслеживания производительности системы.

Периодический мониторинг и аудит.
Периодический мониторинг и аудит являются важной частью системы контроля и мониторинга. Они включают в себя следующие действия:
— Регулярная оценка: Проведение плановых проверок с целью оценки соответствия действий контрагентов установленным процедурам и стандартам.
Эти проверки могут быть как внутренними, так и внешними, если это требуется для дополнительной объективности.
— Отслеживание изменений: Мониторинг законодательства и рыночных условий для своевременного выявления новых рисков и изменений, которые могут повлиять на отношения с контрагентами.
— Анализ результатов: Анализ данных, полученных в ходе мониторинга и аудита, для выявления трендов, потенциальных уязвимостей и областей для улучшения.
Ответственность за нарушение регламента.
Ответственность за соблюдение регламента лежит на всех сотрудниках ООО «Тач Ойл». В случае выявления нарушений предусмотрены следующие меры:
— Внутренние меры: В зависимости от серьезности нарушения могут быть применены дисциплинарные взыскания, вплоть до увольнения.
— Правовые последствия: За нарушение законодательства РФ, в том числе налогового и корпоративного, нарушители могут быть привлечены к административной или уголовной ответственности.
— Корректирующие действия: Разработка и внедрение плана по устранению последствий нарушений и предотвращению их повторения в будущем.
Система контроля и мониторинга предназначена для обеспечения надежности и безопасности взаимодействия с контрагентами, а также для поддержания высокого уровня корпоративного управления в ООО «Тач Ойл».

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ.
Итоги и выводы:
В результате разработки и внедрения данного регламента, ООО «Тач Ойл» установило эффективную систему контроля и мониторинга, которая обеспечивает соблюдение стандартов обоснованного выбора контрагентов. Это позволило улучшить качество управления рисками, повысить прозрачность и управляемость бизнес-процессов, а также укрепить доверие со стороны партнеров и регуляторов.
Процедура внесения изменений в регламент.
Внесение изменений в регламент может быть инициировано в случае изменения законодательства, внутренних процедур компании или по результатам аудита. Для внесения изменений необходимо:
1. Подготовить предложение об изменении, указав причины и предполагаемые улучшения.
2. Согласовать предложение с руководителем компании и юридическим сотрудником, ответственным за работу с контрагентами.
3. При необходимости провести консультации с внешними экспертами или аудиторами.
4. Оформить изменения в виде дополнений или поправок к регламенту.
5. Утвердить изменения на собрании руководства компании.
6. Ознакомить с изменениями всех сотрудников, на которых распространяется действие регламента.
7. Внести соответствующие изменения во все используемые документы и информационные системы.
Заключительные положения и действие регламента.
Регламент вступает в силу с момента его утверждения руководством компании и действует до внесения в него изменений или до его отмены. Все сотрудники ООО «Тач Ойл» обязаны строго следовать положениям регламента в своей деятельности.
Приложения:
Приложение No 1. Информационный лист о контрагенте.
Приложение No 2. Заявление о добросовестности контрагента.