(утверждено Приказом No 9 от «1» апреля 2024)

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ РЕГЛАМЕНТА:

Цель данного регламента — создать стандартизированный подход к налаживанию и развитию партнёрских отношений, который будет способствовать укреплению позиций компании на рынке и расширению её
бизнес-возможностей. Основные задачи включают в себя:
— Установление чётких процедур для идентификации, оценки и выбора партнёров.
— Разработка механизмов эффективного взаимодействия и коммуникации с партнёрами.
— Обеспечение соблюдения законодательства РФ и корпоративных стандартов в процессе партнёрских взаимодействий.
— Внедрение лучших практик управления партнёрскими отношениями и обмена опытом.

ПРАВОВАЯ ОСНОВА РЕГЛАМЕНТА:
Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, включая Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон «О защите конкуренции», а также другие нормативные акты, регулирующие отношения с партнёрами и внешними контрагентами.

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ РЕГЛАМЕНТА:
Регламент применяется ко всем структурным подразделениям компании, занимающимся налаживанием и поддержанием внешних связей, и является обязательным к исполнению всеми сотрудниками, участвующими в процессе поиска, оценки и взаимодействия с партнёрами.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ КЛЮЧЕВЫХ ТЕРМИНОВ:
— Партнёрские отношения — взаимодействие между двумя и более организациями, направленное на достижение общих бизнес — целей и результатов.
— Стейкхолдер — любая заинтересованная сторона, включая клиентов, поставщиков, сотрудников, общественность и правительственные органы, которые могут влиять на деятельность компании или испытывать влияние от её деятельности.
— Сетевое взаимодействие — стратегия развития бизнеса через создание и управление сетью контактов и отношений, которые могут принести взаимную выгоду.
— Корпоративные стандарты — внутренние правила и процедуры компании, устанавливающие требования к качеству и порядку выполнения работы.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ЦЕЛИ И ПРИНЦИПЫ НАЛАЖИВАНИЯ ПАРТНЁРСКИХ ОТНОШЕНИЙ:
— Взаимовыгода: Стремление к созданию отношений, приносящих обоюдную пользу и способствующих достижению стратегических целей обеих сторон.
— Прозрачность: Поддержание открытого и честного диалога с партнёрами, обеспечивая ясность в обязательствах и ожиданиях.
— Доверие: Выстраивание отношений на основе доверия и уважения, что является ключом к долгосрочному сотрудничеству.
— Соблюдение обязательств: Надежное исполнение взятых на себя обязательств и ожидание того же от партнёров.
— Гибкость: Способность адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и потребностям партнёров для обеспечения устойчивости сотрудничества.
— Устойчивое развитие: Фокус на стратегиях, которые способствуют экономической, социальной и экологической устойчивости.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РЕАЛИЗАЦИЮ РЕГЛАМЕНТА:
— Руководство компании несет общую ответственность за внедрение и соблюдение регламента, обеспечивая необходимые ресурсы и поддержку.
— Блок развития бизнеса отвечает за оперативное управление процессом налаживания партнёрских отношений, включая поиск потенциальных партнёров, проведение переговоров и заключение соглашений, а также:
— Обеспечивает соответствие всех действий законодательству РФ, разработку и экспертизу договорной документации;
— Следит за соблюдением стандартов и процедур, установленных регламентом, и оценивает эффективность партнёрских отношений.
— Блок экономической безопасности отвечает за проверку потенциального партнёра для обеспечения его благонадёжности.
— Все сотрудники, участвующие в процессе налаживания и поддержания партнёрских отношений, должны быть ознакомлены с регламентом и строго следовать его положениям.
Каждый уровень ответственности чётко определён, чтобы обеспечить эффективное и целенаправленное взаимодействие с партнёрами, а также для того, чтобы процесс налаживания партнёрских отношений был интегрирован в общую стратегию компании и способствовал достижению её бизнес — целей.

2. ПРОЦЕДУРА ИДЕНТИФИКАЦИИ И ОТБОРА ПАРТНЁРОВ:
Критерии выбора партнёров:
— Финансовая устойчивость: Проверка финансового состояния потенциального партнёра для обеспечения его надежности и способности выполнять взятые на себя обязательства.
— Бизнес-репутация: Изучение рыночной репутации партнёра, его истории сотрудничества и отзывов других клиентов и партнеров.
— Стратегическое соответствие: Анализ того, насколько потенциальный партнёр соответствует стратегическим целям и ценностям компании.
— Технологические возможности: Оценка способности партнёра предложить передовые технологии или инновационные решения, которые могут улучшить продукты или услуги компании.
— Производственные мощности: Оценка производственных мощностей партнёра и его способности удовлетворить потребности компании и третьих лиц в товарах или услугах.
— Соответствие стандартам качества: Подтверждение того, что партнёр следует высоким стандартам качества, соответствующим требованиям компании.
— Экологическая ответственность: Оценка экологической политики и практик партнёра, а также его стремления к устойчивому развитию.
— Географическое положение: Рассмотрение логистического удобства сотрудничества с партнёром в зависимости от его местоположения.
Процесс оценки потенциальных партнёров:
— Подготовительный этап: Сбор информации о потенциальных партнёрах через открытые источники, базы данных, отраслевые выставки, рекомендации и сеть контактов.
— Предварительный анализ: Первичная оценка собранной информации для выявления наиболее перспективных кандидатов.
— Глубокая диагностика: Проведение детального анализа выбранных партнёров, включая запрос дополнительных данных, финансовых отчетов, сертификатов качества и других документов.
— Оценочные встречи: Организация встреч с потенциальными партнёрами для обсуждения возможностей сотрудничества, оценки их компетенций и мотивации.
— Проверка референций: Обращение к предыдущим клиентам и партнёрам кандидатов для получения отзывов о сотрудничестве с ними.
— Финальное решение: Принятие решения о выборе партнёра на основе собранной информации и проведенной оценки, с учетом всех критериев и стратегических целей компании.
— Документальное оформление: Заключение договоров и соглашений с выбранными партнёрами, оформление всех необходимых юридических процедур.
Процесс оценки и отбора партнёров является ключевым этапом в построении партнёрских отношений и требует тщательного подхода и внимания к деталям, чтобы обеспечить выбор наиболее подходящих и надежных партнёров для долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества.

3. УСТАНОВЛЕНИЕ КОНТАКТОВ
Первичное общение и переговоры:
— Подготовка к общению: Перед началом общения с потенциальными партнёрами важно подготовиться: изучить информацию о компании-партнёре, её продуктах или услугах, рынке, на котором она работает, и потребностях, которые она может удовлетворить.
— Инициация контакта: Первый контакт может быть установлен по телефону, электронной почте или личной встрече. Важно быть профессиональным, вежливым и уважительным, чтобы создать положительное первое впечатление.
— Переговоры: В ходе переговоров обсуждаются взаимные интересы, возможности и условия сотрудничества. Это включает обсуждение таких вопросов, как цены, сроки поставки, условия оплаты, обязательства по качеству и другие ключевые параметры сотрудничества. Важно стремиться к «выигрыш-выигрыш" ситуации, где обе стороны получают выгоду от сотрудничества.

Документальное оформление соглашений:
— Создание проекта соглашения: На основе результатов переговоров создается проект соглашения, который отражает все ключевые условия сотрудничества.
Это может включать детали о продуктах или услугах, ценах, сроках поставки, условиях оплаты, гарантиях и ответственности сторон. Проект соглашения должен быть составлен в соответствии с действующим законодательством и корпоративными политиками.
— Юридическая экспертиза: Проект соглашения проходит юридическую экспертизу для проверки его соответствия законодательным требованиям и для минимизации правовых рисков. На этапе юридической экспертизы можно предложить изменения или дополнения для защиты интересов компании.
— Согласование условий: Проект соглашения обсуждается с потенциальным партнёром, и проводятся переговоры по любым пунктам, требующим уточнения или изменения. Важно достичь консенсуса по всем ключевым аспектам соглашения.
— Подписание соглашения: После согласования всех условий и получения необходимых внутренних одобрений, соглашение подписывается обеими сторонами. Подписание соглашения часто сопровождается встречей или церемонией, которая может служить началом партнёрского сотрудничества.
— Регистрация и архивация: Подписанное соглашение регистрируется в соответствии с корпоративными процедурами, и копии документа хранятся в надежном месте. Электронные копии могут быть сохранены в корпоративной информационной системе для легкого доступа и управления.
— Мониторинг исполнения соглашения: После подписания соглашения начинается процесс мониторинга его исполнения. Ответственные сотрудники следят за соблюдением условий соглашения и своевременно реагируют на любые отклонения или проблемы.
Эти шаги обеспечивают, что процесс установления контактов и документального оформления соглашений проводится профессионально, систематически и в соответствии с корпоративными и законодательными требованиями.

4. УПРАВЛЕНИЕ ПАРТНЁРСКИМИ ОТНОШЕНИЯМИ
Развитие и поддержание отношений:
— Стратегическое взаимодействие: Регулярное взаимодействие с партнёрами для обсуждения текущих проектов, планов на будущее и возможностей для расширения сотрудничества. Это может включать совместные стратегические сессии и рабочие встречи.
— Коммуникационный план: Разработка и реализация коммуникационного плана, который определяет частоту и форматы взаимодействия, такие как регулярные отчёты, информационные бюллетени, встречи и телеконференции.
— Совместные мероприятия: Организация совместных мероприятий, таких как конференции, семинары и корпоративные встречи, для укрепления отношений и обмена опытом.
— Поддержка и сервис: Предоставление высококачественного сервиса и поддержки партнёрам, включая оперативное решение возникающих вопросов и предоставление необходимых ресурсов.
Мониторинг и оценка эффективности партнёрства:
— Ключевые показатели эффективности (KPI): Определение и согласование KPI для оценки результативности партнёрства, таких как объём услуг (продаж), качество услуг (продукции), сроки выполнения услуг (заказов) и уровень удовлетворённости клиентов.
— Отслеживание и анализ: Регулярное отслеживание KPI и анализ полученных данных для оценки успеха партнёрских инициатив и выявления областей для улучшения.
— Отчётность: Подготовка периодических отчётов о ходе сотрудничества и достигнутых результатах для внутреннего использования и для информирования партнёров.
— Обратная связь: Сбор обратной связи от партнёров и внутренних заинтересованных сторон для улучшения процессов и укрепления отношений.
— Корректирующие действия: В случае выявления проблем или отклонений от плана, разработка и внедрение корректирующих действий для оптимизации партнёрских отношений.

Управление партнёрскими отношениями требует систематического подхода и постоянного внимания к деталям. Эффективное управление включает не только развитие и поддержание отношений, но и постоянный мониторинг и оценку их эффективности, что позволяет своевременно
реагировать на изменения и улучшать сотрудничество.

5. РАЗРЕШЕНИЕ КОНФЛИКТОВ И ПРОБЛЕМ
Процедуры урегулирования споров:
— Предварительное урегулирование: При возникновении разногласий или споров первым шагом является попытка их разрешить путём прямого диалога между сторонами. Это включает в себя обсуждение проблемы, выявление причин конфликта и поиск взаимоприемлемых решений.

— Медиация: Если прямые переговоры не приводят к решению, может быть привлечен нейтральный третий арбитр или медиатор для содействия в разрешении спора.
— Арбитраж: В случаях, когда медиация неэффективна, спор может быть передан на рассмотрение в арбитражный суд или коммерческий арбитраж в соответствии с условиями договора.
— Договорные санкции: Применение договорных санкций и штрафов, предусмотренных соглашением, в случае нарушения его условий одной из сторон.
— Документирование: Все случаи разрешения конфликтов должны быть тщательно задокументированы для обеспечения прозрачности и возможности использования в качестве прецедента в будущем.
Предотвращение рисков и недопониманий:
— Чёткие договорённости: С самого начала сотрудничества важно устанавливать чёткие договорённости и ожидания относительно ролей, обязанностей и условий партнёрства.
— Коммуникационные протоколы: Разработка и внедрение стандартизированных коммуникационных протоколов для обеспечения своевременного и точного обмена информацией.
— Обучение сотрудников: Проведение регулярных тренингов для сотрудников, вовлечённых в управление партнёрскими отношениями, по навыкам коммуникации, переговоров и разрешения конфликтов.
— Мониторинг рисков: Постоянный мониторинг потенциальных рисков, связанных с партнёрскими отношениями, и разработка планов по их минимизации.
— Регулярные обзоры: Проведение регулярных встреч с партнёрами для обсуждения текущего состояния сотрудничества, выявления и предотвращения возможных проблем.
Разрешение конфликтов и проблем является неотъемлемой частью управления партнёрскими отношениями. Процедуры урегулирования споров и механизмы предотвращения рисков и недопониманий должны быть чётко прописаны в регламенте, чтобы обеспечить эффективное и конструктивное разрешение любых проблем, возникающих в ходе партнёрства.

6. ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ
Программы для сотрудников по работе с партнёрами:
— Разработка учебных программ: Создание специализированных программ обучения, которые охватывают ключевые аспекты работы с партнёрами, включая переговорные навыки, управление отношениями, юридические аспекты партнёрства и культурные различия.
— Организация тренингов и семинаров: Проведение регулярных тренингов и семинаров для сотрудников, задействованных в процессе налаживания и поддержания партнёрских отношений, с привлечением внешних экспертов и тренеров.
— Менторские и коучинговые программы: Назначение опытных наставников и коучей для поддержки сотрудников в процессе обучения и развития навыков работы с партнёрами.
— Оценка эффективности обучения: Регулярный анализ результатов обучения для оценки его эффективности и внесения корректировок в учебные программы.

Обмен знаниями и лучшими практиками:
— Создание базы знаний: Формирование базы знаний, включающей лучшие практики, стандарты работы, шаблоны документов и другие полезные материалы, доступной всем сотрудникам компании.
— Система управления знаниями: Внедрение системы управления знаниями для сбора, хранения и распространения информации о лучших практиках и успешных кейсах работы с партнёрами.
— Кросс-функциональные встречи: Организация регулярных встреч между различными подразделениями компании для обмена опытом и знаниями о работе с партнёрами.
— Форумы и конференции: Участие в профессиональных форумах, конференциях и круглых столах, посвящённых вопросам партнёрства и внешних связей, для обмена опытом с коллегами из других компаний и отраслей.
Обучение и развитие сотрудников, работающих с партнёрами, является важной составляющей успешного партнёрского управления. Постоянное обучение, обмен знаниями и лучшими практиками способствуют повышению квалификации персонала, что напрямую влияет на качество и эффективность партнёрских отношений.

7. КОНТРОЛЬ И АУДИТ
Регулярный аудит партнёрских отношений:
— Планирование аудита: Разработка плана аудита, который определяет цели, сферы деятельности, методы и график проведения аудита партнёрских отношений.
— Проведение аудита: Регулярное проведение аудита для оценки эффективности партнёрских отношений, соблюдения условий соглашений, достижения целей партнёрства и удовлетворения потребностей обеих сторон.
— Анализ результатов аудита: Оценка результатов аудита и выявление областей для улучшения, а также определение необходимых корректирующих мероприятий для устранения выявленных проблем и недостатков.
— Участие партнёров в аудите: Вовлечение партнёров в процесс аудита для обеспечения прозрачности и совместного анализа сотрудничества.
— Документирование результатов: Фиксация всех выводов и рекомендаций аудита в отчетных документах, которые могут быть использованы для дальнейшего совершенствования партнёрских отношений.
Отчётность и анализ результатов:
— Система отчётности: Разработка и внедрение стандартизированной системы отчётности, позволяющей регулярно оценивать результаты партнёрского сотрудничества и его вклад в достижение стратегических целей компании.
— Анализ KPI: Анализ ключевых показателей эффективности (KPI), связанных с партнёрскими отношениями, включая финансовые показатели, уровень удовлетворённости клиентов, качество продукции или услуг и другие метрики.
— Предоставление отчётов руководству: Регулярная подготовка и предоставление отчётов высшему руководству компании для информирования о текущем состоянии и динамике развития партнёрских отношений.
— Использование отчётов для принятия решений: Применение данных из отчётов для стратегического планирования, принятия управленческих решений и корректировки направлений развития партнёрских отношений.

Контроль и аудит партнёрских отношений являются ключевыми элементами для обеспечения их эффективности и соответствия корпоративным стандартам и целям. Регулярный аудит и анализ результатов позволяют своевременно выявлять и устранять проблемы, а также оптимизировать процессы для достижения лучших результатов сотрудничества.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ
Итоги и ожидаемые результаты внедрения регламента:
— Улучшение взаимодействия: Внедрение регламента позволит стандартизировать процессы работы с партнёрами, что приведёт к повышению их эффективности и качества.
— Повышение прозрачности: Регламент обеспечит чёткость и прозрачность в партнёрских отношениях, что способствует укреплению доверия и снижению риска недопонимания.
— Оптимизация ресурсов: Чёткие процедуры и критерии позволят оптимизировать использование ресурсов компании и повысить эффективность взаимодействия с партнёрами.
— Усиление рыночных позиций: Стратегический подход к выбору и управлению партнёрскими отношениями поможет укрепить позиции компании на рынке и способствовать её росту.
— Развитие бизнеса: Регламент способствует налаживанию долгосрочных партнёрских отношений, которые могут привести к открытию новых бизнес-возможностей и увеличению прибыли.

Порядок внесения изменений и дополнений в регламент:
— Процедура пересмотра: Регламент подлежит регулярному пересмотру для обеспечения его актуальности и соответствия изменяющимся условиям бизнеса и законодательства.
— Предложения по изменениям: Любой сотрудник компании может предложить изменения или дополнения в регламент, если он обнаружит несоответствия или возможности для улучшения.
— Оценка и одобрение: Все предложения рассматриваются соответствующими блоками и руководством компании. После тщательной оценки и согласования изменения утверждаются для внедрения.
— Внесение изменений: Официальные изменения в регламент вносятся через установленную процедуру, с обновлением всех связанных документов и уведомлением всех заинтересованных сторон.
— Информирование сотрудников: Все сотрудники компании должны быть своевременно проинформированы о внесённых изменениях в регламент, а при необходимости проведены дополнительные тренинги и семинары.

Заключительная часть регламента подчёркивает важность постоянного совершенствования процессов управления партнёрскими отношениями и предоставляет чёткий механизм для адаптации документа к меняющимся
условиям внешней среды и внутренним потребностям компании.